Crear archivo de Backup en cliente de correo Outlook

Sobre el siguiente instructivo se describe el como crear un archivo de Backup PST o OST de los actuales correos sincronizados en Outlook.

Configurar la cuenta de correo asociada al dominio sobre Outlook para que este se traiga todos los correos al cliente. Echa esta configuración, todos los correos sincronizados vía IMAP se verán en el cliente.

Cabe resaltar que esta copia de seguridad aplica tanto para los correos configurados vía IMAP como POP. Se recomienda bajo una configuración POP que se realice el Backup ya que los correos son bajados del servidor cuando el cliente Outlook se sincroniza bajo este protocolo.

Paso 1: Almacenando una copia de seguridad de los correos de manera LOCAL. Una vez configurada la cuenta y sincronizados los correos al cliente Outlook, es posible almacenar una copia de todos los correos localmente, esto con el fin de liberar espacio en el servidor de correo almacenando todo el correo de manera local, para ello seguimos los siguientes pasos:

Paso 1.1: Damos clic en "Archivo" > "Abrir y Exportar" > "Importar o Exportar"

Paso 1.2: Seleccionamos "Exportar a un archivo" y clic en "Siguiente"

Paso 1.3: Seleccionamos "Archivo de datos de Outlook (.pst)" clic en "Siguiente"

Paso 1.4: Seleccionamos la carpeta a exportar, si es necesario incluir todos los directorios seleccionamos la cuenta y marcamos el checkbox "Incluir Subcarpetas". Si queremos aplicar algún filtro a los mensajes a almacenar, podemos hacerlo dando clic sobre la opción "filtro" y configurando el respectivo. Damos clic en "Siguiente"

Paso 1.5: En este punto, damos el nombre al archivo creado y seleccionamos el directorio donde nos gustaría almacenarlo, seleccionamos "Reemplazar duplicados con los elementos exportados" y damos clic en "Finalizar".

Paso 1.6: Se solicitará una contraseña para el nuevo archivo creado, si es necesario asignarla; de lo contrario dejarla en blanco y seleccionar "Aceptar"

Si todo ha sido correcto hasta este punto, podremos evidenciar en el directorio que se selecciono el nuevo archivo con extensión ".pst" al exportar el contenido no se elimina del servidor, simplemente se crea una copia sobre el archivo local.

Realizado esto, podremos importar el archivo sobre el mismo u otro cliente Outlook, para ello vamos a "Archivo" > "Abrir y Exportar" > "Abrir archivo de datos de Outlook" y seleccionamos en el directorio donde se almaceno el archivo el archivo con extensión ".pst". Si la importación es correcta, aparecerá sobre nuestro Outlook el Menú "Archivo de datos de Outlook".

Paso 1.7: Ahora, podremos poner como predeterminado el almacenamiento de los correos sobre el nuevo archivo para que al momento de mover un correo se mueva sobre el archivo, para ello vamos a "Archivo" > "Configuración de la cuenta" > "Configuración de la cuenta".

Paso 1.8: Sobre "Archivos de datos" seleccionamos el archivo que creamos previamente damos clic en "Establecer como predeterminado" y después en "Cerrar"

¿Cómo archivar nuevos correos para liberar espacio en el servidor una vez creado el archivo ".pst"?

Archivado manual: Podremos crear sobre las carpetas de "Archivo de datos de Outlook" una nueva carpeta sobre la cual agregaremos o moveremos el correo recibido manualmente. Una vez creada la carpeta lo que hacemos es ir al mensaje recibido sobre el servidor y arrastrarlo hacia la nueva carpeta creada utilizando la tecla CTRL Auto Archivado: Recuerde que el contenido que se archive ya no existirá en la ubicación principal "En el servidor" pasara a estar en el archivo creado de manera local y será visible solo en ese HOST a menos que se envié a otro equipo el archivo .pst y se importe.

Auto Archivado: También, es posible informarle a la herramienta Outlook que auto archive los correos recibidos, para ello: clic en "Archivo" --> "Opciones" --> "Avanzado" --> "Configuración de AutoArchivar".

Seleccionamos "Ejecutar Autoarchivar cada X días"

Damos clic en aceptar y aceptar de nuevo, realizado esto se archivara todo el correo. Si se desea que después de configurado el autoarchivar un directorio sea omitido realizamos lo siguiente: El ejemplo es omitir los mensajes del directorio "Papelera"

• Clic derecho sobre la carpeta disponible en el buzón del servidor y damos clic en "Propiedades" después en "AutoArchivar" y marcamos "No archivar elementos en esta carpeta" a continuación damos "Aceptar".

Paso 2: Extrayendo copia de seguridad de los mensajes sincronizados vía IMAP. Cuando se sincroniza una cuenta bajo Outlook utilizando el protocolo IMAP es posible trabajar sin conexión, crear correos, agregar contactos y demás, después de recuperada la conexión se podrán enviar o almacenar los cambios hechos sobre el servidor. Esto es posible gracias a que Outlook a partir de la versión 2013 es capaz de almacenar sobre un directorio de trabajo local un archivo de sincronización, el cual almacena todos los correos que actualmente están en el servidor para poder realizar cambios sin conexión. El archivo que crea Outlook contiene la extensión ".ost".

Para extraer el archivo y su ruta:

Paso 2.1: Damos clic en "Archivo" --> "Configuración de la cuenta" --> "Configuración de la cuenta" --> "Archivo de datos" Seleccionamos el archivo ".ost" y damos clic en "Abrir ubicación de archivo"